一份定位准确、主题突出、充满创意、具有较好的可执行性与可操作性的会展活动策划方案,对于树立展览会的知名度和美誉度往往有推动作用.活动策划方案一般包括新闻发布会、开幕式、路演、新产品发布会、产品说明会、节日促销、技术交流会、专业研讨会、论坛、现场表演及相关比赛等.

    一份好的活动策划方案往往能进一步丰富和完善展览会的信息功能、展示功能,强化展会的发布功能,延伸展会的贸易功能,活跃现场气氛、吸引更多的潜在参展企业和潜在观众.提升展览会的档次、扩大展会影响是会展活动策划的一项重要内容.一份较好的会展活动策划的写作应该注意以下几点.

    一、展览会相关活动定位准确

    展览会相关活动是为展会服务的,因此,相关活动的定位一定要与展览会的定位相一致,活动的形式与内容不能脱离展览会的实际,而是要进一步丰富和完善展览会的基本功能.根据本次展览会的主题为活动策划确定一个准确而切实的主题就显得尤为重要.

    在做活动策划方案的时候,首先要根据本次参展企业的实际情况做出一个准确具体的分析,包括该行业的市场调查分析、广告竞争行为分析、目标消费群分析、消费者心理分析、产品特点分析等,然后做出准确的判断,为该策划方案确定一个能够体现该届展览会定位的主题.这个主题应该是鲜明具体的,这样才能把最重要的、最想传达的主题传递给目标消费群体,才能引起目标受众的关注.并且,这个主题最好能够针对与目标受众有直接关系的利益点,这样,括动的吸引力才足够大.

    二、活动避繁就简,围绕主题展开

    展览会举办期间,并不是安排的相关活动越多越好r看一个活动做的成功与否关键不在于活动安排的是否丰富多彩,而是看活动是否突出了展览会的主题,是否有利于吸引一定数量和质量的参展企业和参观观众,是否有利于活跃现场气氛而又不影响企业的展出和观众的参观以及活动本身是否能产生较好的效果.

    活动过多、过于活跃,容易造成主次不分.比如,表演、比赛以及发放赠品等促销活动往往能产生十分热闹的气氛,能吸引大量的人群围观和参与,对调动现场气氛有一定帮助.但是,如果展览会现场气氛过于热烈,到会肋FB标观众就会过多,这些人当中有多少是企业的目标消费群体?如果无效观众太多的话,就会对企业的展出效果产生不利影响,财目标观众的参观产生干扰.更为糟糕的是,如果所安排的活动内容与展会的主题不一致,就很难达到预期效果.相反,会对展览会主题造成一定的削弱.此外,活动过多还会增加展览会的举办成本,造成执行不力.

    三、展览会相关活动的可操作性强

    一个好的活动策划方案应当对可能发生的问题尽量考虑周全,能否执行最直接地反映了该策划分案的可操作性.活动策划要做到具有良好的可执行性,除了需要进行周密的思考外,详细的活动安排也是必不可少的.这些活动一般涉及以下因隶:时间、人员、场馆、费用、宣传等,在上述各方面均要做出适当安排.

    首先,要确定一些展览会活动重要的日期和时间段.一胶展会活动需要尽早确定的重要日期和时间段有:开幕日和闭幕日,展览会期间的主要活动时间安排,参展报名截止日期,组团报名截止日期,代办签证截止日期,换位搭建进场日、招展期限等.然后再根据己定的重要日期来排列工作顺序,设计工作计划时间表.

    其次,要做好展览会活动有关人员的安排.考虑这些活动大约需要哪些人员参与,估算一下参加活动的人数,选择好活动主持人、会议主讲人以及特邀亮宾等并做好与他们的联系确定工作,事先做出以上各类参与人员的活动、住宿、交通、游览等各方面的安排.

    再次,做好展览会活动的场地安排,即确定活动地点.在这一过程中主要考虑展览会所在的区位、场馆容量和配套设施、出入是否方便、周围环境等条件.当然,场馆的租赁价格也是-'个需要重点考虑的因素.大型展览会的活动要特别重视进出展馆的交通条件.展馆附近如果没有地铁出口,一定要先确定免费接送巴士的数量和发车频率,临时停车点的确定和实行临时交通措施等都要事先与当地交遗部门做好沟通工作.

    另外,还要做好展览会活动的费用预算.相关活动的策划要运用合理的定价策略,确定各种费用,力求达到展览会经济效益最大化,各项支出则要在保证与会人员满意的前提下坚持遵循节约的原则.需要特别指出的是,对各种收支费用应尽可能细化,以便于掌控.

    最后,要做好展览会活动的宣传策划工作.宣传策划的成果最集中地体现在指定一份独特的宣传工作计划.一份优秀的宣传工作计划是活动策划者对于媒体和宣传方式(广告或是新闻)的选择,是对宣传推出时间、频率和力度等多方面因京优化组合后集成的产物.一份好的展览会活动宣传策划既是对展览会活动的宣传推广,同时也是为建立足览会品牌、树立展览会形象服务的.井且也可以为展览会的招展和招商做宣传,可谓一举多得.

    四、活动创意新颖

    一般说来,在进行展览会相关活动的策划时,常会借鉴前人所积累的经验,往往会形成固有的思维模式,限制活动策划人员的思维,缺乏把握市场需求的灵活性.

    在进行展览会相关活动策划的前期,市场分析和调查是十分必要的.只有通过对整个市场局势的分析,才能够更清晰地认识到企业或产品面对的问题.'找到了问题才能够有针对性地寻找解决之道,主观臆断的策划者是不可能做出成功的策划的.在展览会品牌的建设和形象的树立上,要强调的是千万别想通过一次活动解决所有的问题,一次活动只能解决一个主要问题.活动策划人员应努力他到把每一次展览会的相关活动的策划方案写好,写得准确到位,可操作性强,创意新颖.

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