让所有参与活动的人员，包括供应商、志愿者、公司内部员工，都清楚活动的开展程序以及他们应该达到哪些方面的要求(着装要求、礼节礼仪、行为举止等)。由于他们对活动成功与否起着至关重要的作用，所以应该让他们积极地参与到活动中来，感受到自己就是活动中的一分子。你应该尽可能地鼓励他们为活动的成功作出贡献。你要充分表达出对这些工作人员的尊敬和关心，哪怕是说“请”或“谢谢”这样的细节也不要忽视。
工作人员什么时间在什么地点休息和用餐?有没有一个安全的地方供他们存放衣服或其他贵重物品?对雇用工作人员的预算你是怎么安排的?一活动的一个重要部分就是协调好团队工作这个群体的工作人员既要悦娜找是让每个人都能为团队通力协作。
要想活动顺利进行，信息和交流非常关键。工作人员对你的要求越清楚，越能够顺利完成任务。在你召开筹备会议的时候，你不仅应该与那些经常与你打交道的人会面，还应该与那些负责幕后工作的人员会面。如果你在一家饭店举行活动，领班可能会向你询问以下间题:客人什么时候到达?航班到达名单上有哪些人?他们在出发地就报关了吗，还是到达之后才报关(因为这会影响到时间的安排)?他们是乘坐出租车、豪华轿车呢，还是大客车(每一种交通工具都有自己的弱点)?机场会不会打电话通知饭店客人们已经在前往饭店的路上了呢?
这些信息可以使领班及工作人员及早就位，为即将开始的工作进行充分的准备，如果客人到达后提出什么要求，他们也有充足的时间解决，而且工作人员还可以最快的速度将客人和他们的行李送到客房。工作人员还应该知道他们是否要到每间客房去给客人送礼物，如果要送的话，具体在什么时候。礼物应当在客人到达之前送到呢，还是应该在客人到达之后送到呢?这些因素都将影响到搬运行李和送礼物的工作人员的人数。
客房部经理应该了解的情况包括:客人们何时到达饭店?他们是否需要扫描信用片?客人中是否包括主办方愿为其承担一切费用的贵宾?除房间迷你吧钥匙以及快速结账申请表格之外，客房的两把钥匙是否也需分开交给客人?客人是否会要求客房升级，或在住宿方面有特殊要求?如提供残疾人士专用房间(为残疾人或有不便走动的心脏病患者准备的客房，位于电梯旁边)、上网电脑或传真机?贵宾客房有何要求?这一点对于亚洲客户可能比较重要。在亚洲，总统套房通常设在饭店顶层，同一楼层中不设工作人员房间或其他贵宾房间。客人是否会在房间摆放两张或一张双人床?亲友是否会同住一间房?会不会有客人们提出住在相邻或相近的房间?是否有客人希望提前登记人住或推迟结账?是否需要设立多个临时登记处也是一个值得考虑的问题。
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