客房部一也应该知道客人的抵达时间，以便安排充足人手来快速收拾房间。他们也应该知道你是否会使用一些房间作为集体更衣室，那样的话，他们就可以提前准备额外的毛巾和洗浴用品。他们还要保证安排一个服务员检查和更新客房的物品配备。活动策划公司可以向负责客房迷你吧的服务员提出饮料方面的特殊要求，如在冰箱中只放人可乐或果汁。只要活动策划公司提前通知，这一点是可以安排的。

所有这些项日都包括在任务工作单和你列出并交给饭店的抵达及出发客人名单中，但如果你为每部分工作指定一名负责人，在筹备会议上，你就可以和他们一起来检查所有事项，这样能保证有关信息传达下去，你也能听到他们对于你的日常安排的意见。在客人抵达当日，你要确保手下有足够人手，以便查看.

      要想活动顺利进行，信息和交流非常关键。工作人员对你的要求越清楚，越能够顺利完成任务。在你召开筹备会议的时候，你不仅应该与那些经常与你打交道的人会面，还应该与那些负责幕后工作的人员会面二如果你在一家饭店举行活动，领班可能会向你询问以下问题:客人什么时候到达?航班到达名单上有哪些人?他们在出发地就报关了吗，还是到达之后才报关(因为这会影响到时间的安排)?他们是乘坐出租车、豪华轿车呢，还是大客车(每一种交通工具都有自己的弱点)?机场会不会打电话通知饭店客人们已经在前往饭店的路上了呢?

      这些信息可以使领班及工作人员及早就位，为即将开始的工作进行充分的准备，如果客人到达后提出什么要求，他们也有充足的时间解决，而且工作人员还可以最快的速度将客人和他们的行李送到客房。工作人员还应该知道他们是否要到每间客房去给客人送礼物，如果要送的话，具体在什么时候。礼物应当在客人到达之前送到呢，还是应该在客人到达之后送到呢?这些因素都将影响到搬运行李和送礼物的工作人员的人数.

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