食物和饮料准备好了吗?是否色香味俱全，诱人胃口呢?摆放得怎么样?是否有足够的服务人员?有一次，某活动举办场地本来很想炫耀一下自己的能力，但安排的厨师人数根本应付不了所来的客人，结果仓促上阵，手忙脚乱，蚌还没熟也没开口就端了出来;明明是自助餐，却做得太精细，客人们不得不排着很长的队等候取餐，而且食物的量备得还不足。
某游船为了庆祝下水首航，在船上设了一个夜总会以示标新立异，场内放着预先录制好的舞曲，但是没有考虑到来的客人大都是商人，没有带家属，又是第一次相聚，舞根本跳不起来。游船上只准备了够每个人玩十分钟的卡西诺牌戏的筹码，没有其他娱乐设施，而整个航程要持续二个多小时。其实玩玩牌也是为了消遣、打发时间，并不是为了赢钱或什么奖品，况且多准备些筹码也不会增加多少预算，而客人们却可以很愉快。更糟糕的是，后来船上准备的食物也不够了。当时还有一个电视摄制组在船上，计划拍摄一些兴奋的、偷快的镜头。瞧，他们只能无功而返了。
花些时间想象一下活动的每个场面，让自己置身其中。感觉怎么样?看起来怎么样?在头脑中把整个活动从客人们到场直到他们离开过一遍。你需要做些什么才能把活动做到最好?仔仔细细地阅读合同，确保所有费用都列人了预算。认真看一看每一个条款，这些都做好了吗?所有必要的许可证都拿到了吗?花些时间检查一遍。如果有条件，最好再让其他人再检查一遍合同和费用。旁观者清，一双“清醒”的眼睛可能会发现一些被忽略的东西。如果在成本费用这一块工作做得细致并随时作了相应的调整，而且还不乏创意的话，那么项目的实施就会非常顺利。如果还没有，而你却在合同上签了字，那么对未来产生的影响将是非常巨大的—无论是在经济上还是在实际操作上。
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