组建活动委员会或策划小组，或者与企业活动委员会或策划小组合作时，又或者在公司以赞助伙伴身份与非营利组织进行合作的情况下，与活动的组委会合作时，要尽量使各成员的技能、兴趣范围、时间安排与其职责范围协调一致。例如，如果活动组委会成员是由销售部员工组成，要求他们在不脱产的情况下，协助完成活动策划，那么他们就不能在上班时间去进行活动会场的实地勘查、核查嘉宾名单等，而在每月的销售业绩统计期间、完成销售任务的最后期限时，他们也可能会忙得抽不开身。如何安排活动策划的时间—如何挤出时间、节省时间的技巧在《活动策划师的时间安排》一书中有详细介绍。确保不要让销售部员工感到措手不及、惊慌失措。

    在进行策划时，如果发现举办活动会弊大于利，那么不妨将活动推迟。有时可能会遇到预算不足、时间不够、活动会场不完美或者举办活动的时间不合适等问题。有时活动成本与资金无关。如果活动不能取得圆满的结果，还要勉强继续下去，那么最后只能是得不偿失。

    如果公司、组织机构等让自己的员工来处理活动事宜，则必须指派专人出面与活动策划公司或供应商联系，以避免人多语乱、莫衷一是，令供应商无所适从，此外，确保批准各项支出的是有批准权力的人。

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