在确立了公司目标(或客户目标)、活动目标，确定了活动风格，编制了成本清单以及初步预算，发出了供应商报价要求并缩小了选择范围，根据所选活动要素的预计成本而变更了预算，并且收到了包含条款、条件以及支付要求的签约合同范本等等一系列事宜之后，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，而这个活动安排表将成为所有参与主体—活动策划人员、公司的活动策划团队以及供应商—开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。
      随着活动的逐步开展，必要的变动不可避免，活动要素或增加，或减少，或更新;时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着新情况的出现、供应商要求与活动会场要求的变化，要不断地更新你的活动统筹安排。应该注意，每一次更改活动统筹安排时，都要标注更改的序号与日期—就如同更改成本清单一样—这样你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活动统筹安排依据。

      组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行核查，以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体—公司客户、活动策划人员、供应商—必须严格遵守合同所规定的指导方针。花费两个月的时间来批准某一项目，可能导致活动项目管理的失败。如果活动安排过于仓促，工作到了最后关头可能仍然无法完成。例如，你或许会花几个小时的时间来设计一份富于新意的请柬，但是如果请柬无法及时交付印刷，无法及时邮寄，这对活动参与者的出席率自然会带来灾难性的影响。因此，做出开展活动的决定之后，首要的步骤之一便是制作一份活动计划书，并以此作为活动的统筹安排依据。

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