凡是参加过各类会议或奖励旅游的人，都亲眼目睹过电话厅旁长长的队伍、茶歇时间人们用手机窃窃私语、人们忙于用黑毒手机发送信息、或者悄悄溜出去处理自己的事情之后踪影全无等种种情景。你是否把活动安排在一个比较繁忙的时间里，以致活动参与人员的心思都不在活动上?例如，在销售旺季即将结束的时候，销售团队应该在外面忙于签署销售合同，而不是在舞厅里面。一周中间的日期是否比周一更加适合举办你的活动?或者你的行业里面周四周五是否是相对清闲的日子?如果活动地点相对较远，你还需要考虑交通时间、成本、(如果周六晚上出行的话，机票会相对便宜)在前往目的地的途中过夜，以及公司如何处理延期请求等诸多方面。你是要求员工周一必须回到办公室工作，还是给予一定的灵活性?
    活动举办前的一个月十分重要。因此要尽量空出这个月的时间，并且把项目截止日期能提前的尽量提前。未决的活动开展事宜必须在活动举办前两个星期全部办妥—没有必要把问题留到最后关头。例如，如果音乐家们要求提前一个月拿到乐谱，而你提前两个月或者三个月将乐谱交到他们手中的话，你就可以空出时间完成其他事情。你希望能够尽可能早地理清一些事务，以便能够及早完成活动任务表中的工作，但是所有安排都必须务实。通过按月日顺序排列所有的工作任务和截止日期—不论是个人的还是工作上的，抑或是与活动相关的，你就可以从一开始掌控大局。如果你的活动统筹安排显示你本年度的工作将告一段落，而此时恰恰是核实客人名单中姓名、地址正误的时间，你就可以清楚地知道你必须要提前进行相关安排。如果计划中有明确的邮寄日期的话，请柬可以提前进行封装，随时等候邮寄。

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