活动地点的选择和预算是举办任何活动都要考虑的两个因素。如果是在国外举办活动，以下是需要考虑的重要事项:
.在机场过夜留宿费用是否须纳人预算中?
.是否有直达活动所在地的航班呢?
.如果客人需要转机，他们是否会在转机城市的机场等待很长时间?
.总的飞行时间是否与逗留的时间相宜?比如，在夏威夷或者东方大厦举行会议，就要考虑七天而不是三天的逗留时间，除非所有客人都来自于西海岸。因为旅行本身就要两整天时间，还要倒时差。
.从机场到酒店需要多长时间?
.酒店和活动会场能否满足你所有的要求?
.为了适应时间的变化和倒时差，你还必须为活动做出什么让步?例如，刚到达的客人可能想在房间里吃些点心，有时间安顿下来并调整一下时间的变化。那么迎宾活动就要在第一天晚上举办，这样客人才可以尽情享受而不会太疲惫。
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