在气候炎热的地区，事先为客人准备好冰水、鲜柠檬汁、冰茶等。在加勒比海地区，许多酒店不仅为客人准备了茶点，还准备了冰镇面巾。酒店员工将干净的面巾柠檬水中浸泡、拧干，并进行独立包装，之后装人冰箱送往机场。

    世界各地的酒店都严肃声明，不会为团体客人单独办理人住手续，但事实并非如此。只要你坚持，他们就会让步。如果可以安排客人在备有茶点的休息室等候专人为其办理入住手续，又何必让他们在舟车劳顿之后还要在大厅里排长队呢?

    如果航班到达的时间过早，客人的房间还没有准备好，(之前的客人还没有办理退房手续)那么安排一间休息室，以便让客人更换衣服，将随身携带的行李安全存放，这样客人就可以在酒店内转转看看，休息放松。一旦客人的房间准备好之后，酒店行李员会直接将客人托运的行李送人他们各自的房间。指派安保人员负责看管该休息室和客人的私人物品。接待处也可以设于此处。

    活动策划人员必须想尽一切办法使客人的房间尽快准备好，例如，提前要求增加客房的清洁服务;提前为酒店提供客人的航班时刻表，使酒店根据航班到达的时间预先准备好客房;如果有可能，要求提前办理入住手续。如果预算允许，预订房间时，可以将预订的人住时间提前一晚，这样客人到达之后就可以立即办理入住手续。如果这一办法不可行，那么在客人到达前一晚向客房部经理咨询，了解空房间的数量以及可以开始进行预分配的房间数量。这些事情不要等到客人到达酒店后才开始做。

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