问:什么样的房间布局最合理—桌椅、舞台和其他设备的布置以及房间的大小?
答:要求活动会场免费提供一份缩小到适当尺寸的会场蓝图或者房间布局图,或者可以要求其发送一个电子版图本。如果着手策划时拿到的是会场蓝图原本)那么可以将蓝图缩小复印到合适的尺寸。开始设计房间布置时,要多印几份蓝图一你和供应商都需要。
某些会场,例如酒店和会展中心,可以提供按照你的房间设计进行布置的平面图(如桌子的摆放、舞台的安放等)。这样房间的整体布局一目了然。例如,将舞台移至中央位置,设出三个表演区,或者悬挂大屏幕,进行现场直播,以便让每位客人都能看见舞台上的表演。舞台如果设在房间内的一侧,后面的客人就无法看见台上的表演。
查看所有布局设计可以帮你挑选出最符合要求的设计方案。当你开始设计时,要确保设计的思路符合会场的实际情况。最完美的不一定是最合适的。要考虑如何使设计最大限度地避免拥堵。需要多少张桌子?是6英尺还是8英尺?是长桌还是圆桌?需要多少把椅子?
问:桌椅等物品是否免费提供?
答:活动会场的桌椅有限,而且并非所有的会场都免费提供。必须提前了解所需物品可以借用的最大数量、是否免费,若要使用,必须提前预订。所需物品必须完好无损。
问:是否所有的桌子都有免费提供的桌布和桌裙?(桌布用来盖桌面,桌裙用来遮挡桌腿)
答:并非所有的会场都提供桌布和桌裙,他们可能仅提供桌布,让桌腿露在外面,而且即使是提供桌裙,也可能需要额外收费。如果你自备桌布和桌裙,活动会场也会对其使用有诸多规定一一-例如不得使用图打、打子或胶带。了解桌面的厚度,使用大小合适的回形针,因为桌子如果出现损坏,你需要支付赔偿金。是否需要为活动会场的物品购买保险,以防万一出现持子坏了、展品碎了、丝绸壁纸损坏的情况。
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